Utilisez vous encore des supports papier ?

Le papier constitue une solution de facilité… qui a la vie dure ! Car, contrairement à ce qui nous avait été prédit à la fin du siècle dernier, le bureau sans papier n’est toujours pas une réalité. Les progrès technologiques constatés depuis 20 ans se sont traduits par une croissance exponentielle des communications générant un gonflement tout aussi exponentiel de l’information disponible… dont une grande partie continue à être utilisée dans sa phase opérationnelle sous sa forme imprimée traditionnelle.

Bien qu’il s’agisse d’une solution de facilité, je ne souhaite pas pour autant m’attaquer au papier en tant que tel. Ce n’est pas l’objet de ce blog, qui ne traite ni de politique ni d’environnement. Penchons-nous néanmoins sur les enjeux financiers de la dépendance du secteur de la vente et de la distribution à l’égard du processus basé sur le papier.
Dans la pluppart des cas, un document est d’abord conçu sous format PDF Word ou Excel, puis transmis par e-mail avant d’être finalement imprimé, et éventuellement complété, sur le point de vente.

Si votre entreprise utilise encore des processus sur papier, rassurez-vous : vous n’êtes pas un cas isolé, car la majorité des réseaux de Franchise et distributeurs utilisent encore ces systèmes, en particulier lorsque il s’agit de s’assurer de la conformité. Surprenant ? En dépit de l’extrême mobilité des outils de communication actuels et de l’efficacité des nouvelles technologies, le recours au papier peut continuer à paraitre justifié… et pas simplement pour des raisons psychologiques de résistance au changement.

L’économie de l’automatisation des processus dépend en effet de nombreux paramètres tels que l’intégration, les coûts de maintenance, la facilité d’utilisation, la fiabilité, la performance, les gains de productivité et la convivialité…
En prenant en compte tous ces critères, vous pensez sans doute que le processus sur papier présente au moins deux avantages: un coût réduit et une absence de maintenance. Le problème est qu’une partie importante des coûts entrainés par les processus sur papier ne sont pas pris en compte car ils sont masqués.

Aussi, afin de justifier de façon rationnelle un éventuel remplacement d’un processus traditionnel sur papier par un processus dématérialisé et automatisé, nous avons compilé une liste de critères que nous utilisons pour calculer le retour sur investissement de la solution Compliantia.
Nous vous invitons donc à passer en toute objectivité votre processus actuel au crible des critères figurant dans cette liste afin d’estimer les gains de productivité que vous seriez en droit d’attendre.

• Quels sont les coûts d’impression et de distribution de l’ensemble des formulaires de tous les responsables de secteurs ?
• Combien de temps faut-il en moyenne pour compléter un formulaire d’audit de point de vente ?
• Est-ce que le calcul de score de la visite est calculé manuellement ?
• Quels sont les coûts d’envoi par courrier de l’ensemble des formulaires au siège ?
• Quels sont les coûts de saisie et de traitement informatique de ces formulaires ?
• Quelle est le coût d’archivage de ces formulaires papier ?
• Combien de temps faut-il il pour traiter un cycle complet de visite au plan d’action ?
• Combien de temps faut-il pour planifier une visite ?
• Combien de temps faut-il pour que les données collectées parviennent au siège pour un rapport consolidé ?
• Obtenez-vous ensuite à la fois des données complètes ou agrégées, chef de secteur par chef de secteur, région par région et sur la période de votre choix ?
• Est-il possible de mettre à jour le formulaire et de le diffuser instantanément, et à quel coût ?
• Comment gérez-vous les changements imprévisibles et les urgences (par exemple: un rappel de produit) ?

En comparant critère par critère les solutions traditionnelles basées sur le papier et la solution automatisée conçue et appliquée en exclusivité par Compliantia, nous arrivons dans la très grande majorité des cas à la conclusion que les processus basés sur le papier ont des coûts indirects bien plus élevés que des solutions automatisés. Mais, au delà des simples avantages budgétaires, le bénéfice majeur des solutions automatisées se mesure en termes de rapidité, d’efficacité et de fiabilité du management des réseaux de distribution.