Comment « calibrer » un formulaire ?

Validation de formulaireAu cœur de tout programme d’audit de point de vente à succès réside un formulaire bien pensé et éprouvé sur le terrain. Un formulaire est une compilation de standards et normes opérationnelles et de meilleures pratiques.
Ce qui figure sur le formulaire est la photographie de ce qui importe vraiment à la marque à ce moment :

  • Initiatives stratégiques (programmes saisonniers, animations commerciales)
  • Ce qui est obligatoire (hygiène, sécurité)
  • Ce sur quoi la marque souhaite mettre l’accent (image de marque, relation clients)

C’est pour ces raisons que les entreprises ne veulent pas se louper sur la mise en place de formulaires d’audit.
La plupart des entreprises calibrent leurs formulaires auprès d’un groupe d’utilisateurs restreint avant de le diffuser à l’ensemble de leur réseau.
Pourquoi calibrer un Formulaire d’audit?
Il faut pour cela distinguer deux étapes Calibrer le formulaire et calibrer l’équipe.

Calibrer le Formulaire
Cela consiste à regrouper et classer ce qui doit figurer sur le formulaire, cela est généralement à l’initiative de l’équipe de la direction opérationnelle s’appuyant sur les requêtes des autres départements (Merchandising, marketing, ressources humaines, prévention des risques etc…)
Les formulaires doivent alors êtres assez clairs et détaillés en évitant la répétition. Le formulaire doit alors couvrir tous les aspects quotidiens de la bonne tenue d’un point de vente tout en facilitant le travail du responsable de région qui effectuera la visite par la suite. A ce stade le formulaire peut encore ne pas être finalisé. Soumettez ce formulaire en devenir à un groupe restreint de responsables qui vont le confronter à la réalité du terrain.

Calibrer l’équipe
C’est une formation liée à l’audit qui permet de s’assurer de la bonne évaluation et compréhension des standards figurant sur le formulaire, ces standards doivent être consistants et justes, tout comme le système de notation par points associé au formulaire. Calibrer l’équipe signifie donc de former les opérationnels pour avoir une vision commune des standards, comment noter et gérer les écarts.
Cela permet aussi d’expliquer le but de mettre en place de normes et standards et de savoir à quel moment les responsables de secteurs doivent et peuvent intervenir. Travailler avec des gens n’est pas aussi binaire que peut l’être un formulaire d’audit électronique. La dimension humaine doit faire partie de cette formation.

Quels sont les bénéfices de la calibration ?
Auparavant (avant les outils électroniques comme Compliantia), finaliser les formulaire signifiait imprimer en de grandes quantités les différentes versions, modifier le formulaire avait un coût conséquent et prenait du temps pour à nouveau distribuer ce formulaire. Ce n’est plus le cas avec Compliantia, les modifications et la diffusion se font instantanément. La calibration permet donc de travailler sur des formulaires finalisés sur les bonnes périodes. Un formulaire calibré réduit la confusion et facilite la propagation des normes et standards ainsi que leur adoption.
La calibration garantit aussi que les standards sont notés de façon équilibrée et avec consistance. La consistance développe la confiance dans la notation et permet la comparaison de rapports agrégés entre différentes régions et périodes.

Quelles sont les meilleures pratiques de la calibration de formulaire ?

  1. Débutez avec un petit groupe d’utilisateurs et de points de vente, l’idée est d’obtenir des retours rapidement avec un déploiement généralisé.
  2. Essayez le formulaire sur le terrain. Un formulaire peut sembler abouti au siège mais il peut se reveler ne pas être au point sur le terrain.
  3. Diffusez de façon sélective. Un formulaire compliantia peut faire appel au narrowcasting (diffusion sélective) à certains points de vente ou certains groupes de personnes. Par ce biais vous pouvez testez à petite échelle avant de déployer un formulaire.

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