Combien coûte un audit interne de point de vente ?

coût conformitéTous les réseaux de franchise et commerce associé ne savent pas encore qu’il existe de nouveaux outils, très efficaces et partiellement automatisés pour animer ou contrôler des points de vente.
Certaines entreprises ont fait évoluer leurs outils vers le numérique (auparavant des check-lists sur papier qui sont devenus des formulaires Excel) Ce n’est pas très efficace mais cela « fait le job » et cela apparait plus économique.

Néanmoins à y regarder de plus près détaillons chaque étape d’un audit et essayons d’en évaluer le coût avec et sans ces nouveaux outils :
Avant un audit, un travail de préparation est nécessaire, cela prends environ 15 minutes pour jeter un oeil aux audits précédents, regarder comment se rendre sur place, prévenir le franchisé ou le gérant si la visite est annoncée. Qu’un responsable de secteur ou (animateur(trice) de réseau se déplace prends du temps, prenons pour hypothèse 1h30 en moyenne entre deux points de vente.

La durée d’une visite « régulière » est d’environ 2 heures, à cela s’ajoute 1 heure supplémentaire pour calculer le score obtenu, imprimer des copies du compte rendu de visite, générer et mettre au propre un plan d’action et signer ces documents. Viendra ensuite le suivi de cette visite par e-mail ou téléphone qui devrait la aussi prendre une 1 heure de temps supplémentaire auquel il faudra ajouter l’envoi au siège et l’archivage car le fichier Excel issu de cette visite doit ensuite être envoyé au siège et stocké mais aussi traité pour consolider un tableau de synthèse des autres visites, ajoutons donc 30 minutes pour ces deux dernières étapes.

Sur cette base un audit ou une visite de contrôle de point de vente avec une méthode « classique » (via tableur Excel ou papier) soit 6 heures et 20 minutes.
Considérons ensuite le temps/homme: Le salaire moyen d’un responsable d’animation de réseau est de 33000 euros bruts par an (source) auquel il conviendra d’ajouter les avantages liés à la fonction (voiture, primes, etc…) Ce qui porte le cout moyen à 41000 euros soit un coût de la visite à 155,88 euros pour le réseau.
Chaque directeur de réseau sait que c’est aussi de l’argent bien investi car le retour sur investissement dans un grand réseau est une garantie de succès et des risques limités. Ce qui ne signifie pas pour autant qu’il n’est pas possible de faire mieux !

Comparons maintenant ces résultats de processus Excel à ceux obtenus avec une solution comme Compliantia:
Bien que Compliantia fasse des merveilles il ne peut pas pour autant vous faire économiser sur du temps de déplacement entre deux points de vente, donc 1h30 minutes. La durée de la visite reste elle aussi inchangée ou presque car la aussi des gains de temps pré audit facilitent la vie de l’animateur, cependant Compliantia calcule automatiquement le score en temps réel et comme c’est une solution 100% électronique sans papier ou signature voila 20 minutes de gagnées.
Le plan d’action est construit automatiquement des items non-conformes relevés lors de la visite. Il suffit alors de sélectionner et d’assigner ces items non conformes à des responsables, au lieu de prendre 45 minutes cela ne prend plus que 15 minutes.
Le suivi est lui aussi automatisé, le responsable de secteur peut à tout moment consulter sur l’application les visites avec au moins 1 point relevé lors de la visite non conforme, le suivi peut se faire automatiquement en assignant des tâches et des rappels automatiques avec échéance.
Plus besoin de prendre des RDV téléphoniques chronophages, de se perdre dans des chaines de mails anciens, pour ces raisons le temps de suivi passe de 1 heure à 15 minutes. Dernier point, Compliantia étant 100% électronique les données saisies lors de la visite sont sont automatiquement envoyées, sauvegardées et compilées pour tous types de rapports (du plus détaillé à un rapport régional, ou un rapport global). Voilà encore 30 minutes de gagnées. Soit un total via Compliantia de 2h25 minutes par visite. En se basant sur un cout/homme identique cela représente désormais un cout de 102,52 euros.

Pour chaque visite effectuée via Compliantia, l’entreprise économise 2h25 soit 62,25 euros

Coût comparé d'un audit opérationnel

Coût comparé d’un audit opérationnel

Si vous souhaitez obtenir le détail du calcul du temps économisé, rendez-vous également sur ce billet.

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