De nombreux de réseaux de franchise ou de commerce associé effectuent encore les audits opérationnels d’animation de réseau sur papier ou sur tableur Excel.
Comme évoqué précédemment sur ce blog, passé un certain nombre de points de vente ces processus sont coûteux, source d’erreurs, et comme nous allons le voir ici, sont aussi être très chronophages.
Dans ce billet, nous avons décomposé chaque étape d’un audit opérationnel pour identifier les améliorations apportées par des outils qui automatisent le processus d’animation de réseau
Pré visite : rassemble les étapes qui ont lieu avant l’audit.
- La préparation : (Si la visite est annoncée, il faut prévenir le gérant/franchisé, rédiger un e-mail ou lui téléphoner, lui ajouter un lien vers sont calendrier, mettre un rappel dans son propre calendrier, éventuellement avertir aussi la tête de réseau, lui indiquer sur quel point de vente aura lieu l’audit (si c’est un multi-franchisé) Rechercher l’adresse et éventuellement jeter un œil aux précédents audits pour voir si les plans d’action de la dernière visite ont bien été appliqués.
- Temps de transports : Le temps de transport est pour ainsi dire incompressible
Gain de temps 10 minutes par audit : Le franchisé est automatiquement prévenu de la viste par le nom de l’animateur, la date et le point de vente concerné, les audits précédents sont sont accessibles en 2 clics les plans d’action précédents résolus/en cours/en retard aussi. L’agenda est partagé avec le siège en temps réel.
Visite : Rassemble toutes les étapes qui ont lieu sur le point de vente.
- Audit opérationnel: Lors de l’audit il faut avant tout remplir les métra données, l’adresse, la date, le nom de l’animateur, mentionner si le gérant est présent et saisir ensuite la fiche d’évaluation. Si des points de la fiche d’évaluation font référence au manuel opérationnel il faut aussi pourvoir l’avoir sous la main.
- Calcul du score : A la fin de la visite il faut calculer le score, par items et par sections et rédiger une note de synthèse
- Signature : l’audit est terminé il faut l’imprimer et le faire signer au gérant/franchisé.
- Plan d’action : il faut aussi assigner les plans d’action aux bonnes personnes et ajouter les rappels dans le calendrier pour se souvenir de ces échéances.
Gain de temps 1 heure par audit : La géo-localisation permet de trouver rapidement le point de vente, les méta données, tel que l’adresse, le nom du franchisé, la date sont déjà renseignées, le score est calculé automatiquement, l’accusé de réception et la signature électronique sont automatiques, le partage avec le siège est instantané. Le plan d’action est assigné et diffusé aussitôt avec des échéances aux personnes concernées, les rappels sont programmés et activés automatiquement.
Post- Visite : Rassemble les étapes qui ont lieu après l’audit opérationnel
- Suivi : La visite à bien eu lieu il faut désormais se replonger dans les plans d’action en fonction dés échéances et s’assurer, soit par téléphone, soit par rappel via e-mail que les actions correctives demandées ont bien été effectuées.
- Envoi du rapport : L’audit a été signé, il faut ensuite en envoyer une copie au siège.
- Archivage : L’audit a été signé, il doit être ouvert et éventuellement traité ou ajouté à une base pour analyse statistique au siège, L’audit il doit être conservé et archivé pour grader une trace du passage de l’animateur.
Gain de temps 1h15 minutes par audit : Les plans d’action assignés sont rappelés automatiquement à la bonne échéance aux personnes concernées, en cas de retard ils s’affichent en rouge. Le rapport a déjà été envoyé et signé, toutes les données sont archivées et disponibles pour faire des analyses statistiques croisées
Gain de temps total : 2h25 par audit auquel il faut ajouter une fiabilité accrue donc un meilleur protection pour vos franchisés, clients, animateurs, un réseau aligné avec les attentes du siège. Si vous souhaitez quantifier les économies réalisables rendez-vous sur ce billet
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