Conseils pour effectuer un audit de point de vente

Sur ce blog nous avons déjà abordé les sujets suivants :

– Comment mettre en place un processus d’audit interne dans un réseau

– Comment construire une « check-list » pour l’audit de point de vente

– L’exécution en point de vente: Propos et méthodologie

Le propos de ce billet, et d’échanger sur les différentes interactions avant, pendant, et après un audit opérationnel de point de vente

 Avant l’audit

1. Planifiez l’audit

En utilisant un calendrier collaboratif partagé planifiez la date de votre venue sur le point de vente. Certains audits sont annoncés en avance au management du point de vente, en particulier dans le cas d’audit de merchandising ou de la mise en place d’un programme saisonnier. Ici le but de l’audit est d’amener le point de vente à préparer les différentes facettes du programme saisonnier en suivant les directives communiquées par le siège.

D’autres audits ne sont pas annoncées ou visite « surprise », c’est plus souvent sur le cas leur d’audits de contrôle de sécurité ou d’hygiène, il convient alors d’évaluer la conformité du point de vente avec les standards de la marque sur une journée type sans préparation préalable.

Astuce pour les utilisateurs Compliantia : Cochez « non annoncé » pour effectuer une visite surprise, aucune notification ne sera alors envoyée au point de vente mais le calendrier partagé entre l’animateur et le siège sera bien actualisé.

2. Préparez l’audit

Jetez un œil à l’organigramme du point de vente, regardez, comparez les audits précédents, mettez ces informations en perspective. Détectez les tendances, les problèmes les plus fréquents et comparez ces informations avec les moyennes nationales/régionales.

Astuce pour les utilisateurs Compliantia : Depuis la console, vous pouvez jeter un œil à l’organigramme simplifié d’un point de vente, en cliquant sur le point de vente vous pouvez accéder à tous les audits qui ont eu lieu sur ce point de vente mais aussi aux rapports de « tendance ».

Pendant l’audit

1. Effectuez l’audit

La plupart des audits sont effectués depuis l’extérieur vers l’intérieur du point de vente. Dès que cela est possible, les sections de la grille d’audit doivent s’enchaîner en suivant le rythme naturel d’une visite du point de vente (suivre le déplacement d’un manager dans le point de vente). Commencez par les abords (le parking, la vitrine, puis l’accueil, les rayonnages ou la surface de vente et pour finir l’arrière boutique/réserve, vestiaires etc…) Pour plus d’informations sur ce point vous pouvez vous référer à ce billet de blog « comment construire une check-list de point de vente efficace ».

Astuce pour les utilisateurs Compliantia : Construisez votre check-list en utilisant l’outil en ligne, créez la sur Excel et utilisez l’importation de formulaire.

2. Utiliser l’appareil le plus adapté et changez en en cours si cela est nécessaire

Certains utilisateurs préfèrent effectuer un audit depuis leur Smartphone, d’autres depuis tablette ou un PC certains utilisateurs utilisent une méthode double, à savoir une première saisie sur un support mobile puis ils enrichissent ensuite leurs notes sur PC.

Astuce pour les utilisateurs Compliantia : Compliantia fonctionne en temps réel et sauvegarde automatiquement la dernière page sur laquelle vous travaillez quel que soit le support, vous pouvez donc commencer à travailler sur Smartphone poursuivre sur tablette est terminer sur PC.

3. Prenez des photos et ajoutez les à un audit pour illustrer les points-clés

Le fameux proverbe une image vaut plus que 1000 mots s’applique ici à l’audit. Prendre des photos et les ajouter à un audit est à la fois rapide et facile.

Astuce pour les utilisateurs Compliantia : Vous pouvez ajouter une ou plusieurs photos d’un seul coup à un audit simplement en cliquant sur le bouton « ajouter une photo » toutes les photos seront automatiquement attachés à l’audit sur lequel vous travaillez.

4. Ne faites pas que le relever des problèmes assignez les et corrigez les grâce au plan d’action.

Le plan d’action et l’opportunité d’appliquer les corrections aux zones à problème. Il permet de désigner une personne qui sera responsable de rectifier le problème relevé et si besoin de lui rappeler l’échéance.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le plan d’action vous pouvez également lire ce billet « l’incroyable plan d’action »

Astuce pour les utilisateurs Compliantia : Vous pouvez adresser un plan d’action point par point ou bien en masse. Compliantia se charge également de rappeler automatiquement les échéances.

5. Accuser réception d’une visite

Une fois l’audit complété, vous pouvez demander au responsable du point de vente d’accuser réception de la visite. Cela permet de confirmer que la visite a bien eu lieu à l’endroit à la date sur la période définie. Cela permet également de responsable du point de vente de laisser un commentaire sur cette visite.

Astuce pour les utilisateurs Compliantia : Compliantia permet la signature électronique des audits, vous pouvez activer l’accusé de reception dans le constructeur de formulaires.

Après l’audit

1. Partagez l’audit avec le point de vente mais aussi le siège

Une fois l’audit complété, partager ce dernier avec le management du point de vente mais aussi le siège

Astuce pour les utilisateurs Compliantia : Dans le constructeur de formulaire, vous pouvez restreindre la visibilité d’un audit à un service, un rôle ou un groupe d’utilisateurs si besoin.

2. Suivez l’évolution du plan d’action

Suivre un plan d’action peut-être chronophage et demande de nombreux allers-retours par courriel ou téléphone. Fort heureusement les logiciels d’animation de réseau automatisent ce suivi.

Astuce pour les utilisateurs Compliantia : Le rapport « responsabilités du plan d’action » vous permet en un clic de savoir exactement quelles items du plan d’action ont été corrigés, quand et par qui et quels items restent à modifier.