La plupart des clients viennent nous voir avec un processus d’audit existant souvent fait maison. Il repose généralement sur une grille Excel et une procédure d’envoi et de suivi pas courriels, par téléphone et un grand investissement en temps/homme pour juste faire tourner ce système et en extraire des données. Quiconque à déjà eu la douloureuse expérience de collecter, mettre en forme ou analyser des données d’audit opérationnel de points de vente de cette manière va invariablement se poser la question : Existe-t-il une meilleure façon ?Avant de répondre nous même à la question, comparons un avant/après l’automatisation par un logiciel.

Première étape : Planifier la visite

Avant : Excel et Courriel
L’animateur prévoit la visite en utilisant le calendrier collaboratif de l’entreprise mais dans le cas d’un réseau de franchise il se peut que le calendrier ne soit pas partagé avec le franchisé auquel cas il faut notifier le franchisé séparément ou ne pas le faire dans le cas d’une visite surprise mais informer quand même le reste de la chaine hierarchique.
Après: Outil d’animation de réseau

Sur Compliantia, l’animateur utilise le calendrier collaboratif qui se charge de prévenir automatiquement avec un lien ICS, Outlook, Lotus Notes etc…quel que soit le logiciel de messagerie utilisé par le destinataire. Dans le cas d’une visite surprise, la tête de réseau est notifiée en temps réel mais pas l’audité.
Compliantia renvoie automatiquement des rappels 24h avant l’échéance et contrôle la visibilité par utilisateur et selon le statut hiérarchique dans l’organisation.

Deuxième étape : Préparer la visite

Avant : Excel et Courriel
Cherchez les anciens rapports, regardez les derniers e-mails et notes, compilez ces donnez et essayez de détecter les tendances, la répétition des non conformités et la moyenne par rapport au reste du réseau. Si vous avez des notes réparez les et sauvegardez le tout dans un fichier Excel.

Après: Outil d’animation de réseau
Dans Compliantia, regardez en quelques clics ces rapports de tendances, non conformités déjà compilées sur 1, 2, 3 10 ou 30 visites et au delà, ces rapports peuvent aussi s’exporte dans Excel. SI vous avez des notes indiquez les en tête d’audit elles seront automatiquement ajoutées lorsque vous commencerez la visite.

Troisième étape : Effectuez un audit

Avant : Excel et Courriel
Avec votre Ordinateur ouvrez la grille Excel de l’audit, remplissez les informations relatives au magasin, la date de visite, les personnes présentes, ensuite, complétez le formulaire en vous déplaçant dans le point de vente muni de votre ordinateur et sauvegardez régulièrement pour ne pas perdre de données en cas de panne de batterie ou de mauvaise manipulation.

Après: Outil d’animation de réseau
Utilisez Compliantia depuis n’importe quel machine (Tablette, Smartphone, PC, Mac)…. La géolocalisation vous permet de rapidement choisir le point de vente ou l’audit va avoir lieu, les paramètres de Lieu, Date sont déjà remplis. Ne vous préoccupez pas de la batterie de votre support, Complianta sauvegarde en temps réel et vous pouvez reprendre l’audit en cours sur plusieurs supports exactement la ou vous avez effectué la dernière action.

Quatrième étape : Le plan d’action et le suivi

Avant : Excel et Courriel
Finalisez votre rapport, calculez le score et créez un plan d’action. Envoyez un copie au gérant/franchisé et peut être une copie à votre directeur. Ajoutez vous des rappels dans votre calendirier pour certains échéances et rappelez régulièrement le gérant/franchisé pour savoir si les recommandations ont été effectuées, si vous gérez plusieurs points de vente vous devez répéter cette procédure à chaque fois remplissant toujours un peu plus des plans d’actions plus ou moins prioritaires.

Après: Outil d’animation de réseau
Assignez les non-conformités relevées lors de la visite en utilisant le plan d’action automatique. Compliantia effectuera lui même les rappels et notifications aux échéances prévues et vous indiquera ce qui est en cours ou été résolu par qui et quand. Ce rapport est visible dans la minute pour un point de vente, ou plusieurs à tout moment.

Cinquième étape : Reporting

Avant : Excel et Courriel
Je souhaitais connaître les meilleurs et les pires, points de vente, items, régions, programmes ? Si la requèté que vous cherchez n’est pas dans votre matrice Excel vous allez devoir croiser des tableaux et des grilles à compiler pour une synthèse qui risque de vous donner un certain mal de crâne si les données sont incomplètes.

Après: Outil d’animation de réseau
Dans Compliantia choisissez l’un des 25 rapports d’analyse et appliquez si besoin des filtres pour n’extraire que les données et indicateurs qui vous interessent. Observez l’evolution, les tendances, comparez, mseurez, pilotez. En un clic obtenez des données et indicateurs compilés et oui, vous pouvez toujours utiliser Excel car Compliantia permet l’export Excel et PDF de tous les rapports.